Sous la direction du chef de projet, Propositions, le partenaire administratif, Propositions sera principalement responsable de la programmation, du formatage des documents, du suivi des offres dans Master Tracker, de la gestion des formulaires des fournisseurs, de la création et de la mise à jour des dossiers, du téléchargement des appels d'offres à partir de différents sites, du développement commercial, de l'assistance aux présentations, dans le but de comprendre les processus et les pratiques commerciales et de gagner des marchés.

Principales responsabilités :

• Suivi des projets ;
• Planifier les réunions, surveiller les délais, créer et gérer les dossiers ;
• Gérer les tâches du projet dans le calendrier de l'équipe ;
• Travailler avec d'autres départements internes pour rassembler la documentation nécessaire aux projets ;
• Télécharger les nouveaux appels d'offres ;
• Télécharger des documents via les portails du service juridique et du service d'assistance ;
• Coordonner et suivre les demandes de traduction et de conception ;
• Soumettre et suivre les demandes de conception par le biais de l'outil de gestion de projet ;
• Fournir une assistance en matière de formatage et de tarification pour les projets ;
• Créer la documentation des réunions internes pour le lancement des projets ;
• Vérifier les sites d'appels d'offres pour les opportunités de projets ;
• Préparer les formulaires des fournisseurs et d'autres documents liés aux clients (en utilisant Word, PPT, Excel et Google Docs) ;
• Préparer des présentations commerciales et autres (à l'aide de PPT/Google Sheets) ;
• Effectuer toutes les tâches générales, les projets spécifiques et les responsabilités confiées par le chef de projet, Propositions.

Formation et expérience :

• 1 à 3 ans d'expérience dans un rôle administratif ;
• Solides compétences en anglais et en français, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Expérience avec les outils d'automatisation ou de gestion de projet un atout ;
• Expérience dans la prise de décisions basée sur les données un atout ;
• Compétences avancées en MS Word, PowerPoint, Adobe, Excel et Google Docs essentielles ;
• Capacité à travailler sur des documents volumineux avec plusieurs versions ;
• Capacité à travailler efficacement dans des délais courts ; et
• La connaissance de l'industrie du recrutement serait un atout.

Compétences clés :

• Compétences avancées en matière de communication et de relations interpersonnelles ;
• Solides compétences en matière de gestion du temps et d'organisation ;
• Capacité à travailler de manière indépendante depuis son domicile ;
• Disponibilité à voyager pour des réunions occasionnelles en personne, selon les besoins ;
• Autonomie;
• Orienté résultats;
• Mentalité de joueur d'équipe;
• Travailleur collaboratif ;
• Capacité à gérer et à hiérarchiser des tâches multiples ;
• Capacité à communiquer et à coordonner efficacement avec les équipes de vente dans un environnement axé sur le client ; et
• Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de travail, si nécessaire.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de le partenaire administratif, Propositions nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de le partenaire administratif, Propositions. Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

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Under the direction of the Project Manager, Proposals, the Administrative Partner, Proposals will primarily be responsible for scheduling, formatting documents, tracking bids in Master Tracker, managing vendor forms, creating and maintaining folders, downloading RFPs from various sites, business development, assisting with presentations; with the goal of understanding business processes and practices and winning business.

Main Responsibilities:

• Project tracking;
• Schedule meetings, monitor timelines, create and manage folders;
• Manage project tasks in the team calendar;
• Work with other internal departments to gather documentation required for projects;
• Download new RFPs;
• Upload documents through the legal and helpdesk department portals;
• Coordinate and track translation and design requests;
• Submit and track design requests through project management tool;
• Provide formatting and pricing support to projects;
• Create internal meeting documentation for project kick off;
• Check bid sites for project opportunities;
• Prepare vendor forms and other client-related documents (using Word, PPT, Excel and Google Docs);
• Prepare sales and other presentations (using PPT/Google Sheets);
• Conduct any general duties, specific projects and responsibilities as assigned by the Project Manager, Proposals.

Education & Experience:

• 1-3 years’ experience in an administrative role;
• Strong English and French verbal and written skills;
• Experience with automation or project management tools an asset;
• Experience with data-driven decision making an asset;
• Advanced MS Word, PowerPoint, Adobe, Excel and Google Docs skills essential;
• Ability to work with large documents with multiple versioning;
• Ability to work efficiently within short time frames; and
• Knowledge of the staffing industry would be an asset.

Key Competencies:

• Advanced communication and interpersonal skills;
• Strong time management and organizational skills;
• Ability to work independently from home;
• Willing to travel for occasional in person meetings, as required;
• Self-motivated;
• Results-oriented;
• Team player mindset;
• Collaborative worker;
• Ability to manage and prioritize multiple assignments;
• Ability to effectively communicate and coordinate with sales teams in a client-focused environment; and
• Flexibility to work outside core hours, as required.

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada’s workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.

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