L'administrateur des RH agit comme premier point de contact pour les employés auprès des Ressources humaines, agissant comme le « visage » du service. Il est responsable de répondre aux demandes de renseignements de routine ou générales concernant les programmes, les politiques et les procédures des RH. Il appuie également la coordination entre les RH et la paie interne pour faciliter la mise en place et l'intégration des nouveaux employés, ainsi que la tenue à jour précise des dossiers des employés. Le titulaire du poste soutient toutes les lignes d'affaires et travaille en étroite collaboration avec les employés, les partenaires d'affaires en ressources humaines (PARH), les responsables de personnel et les leaders d'entreprise.

Responsabilités principales

Administration RH/Opérations RH

• Surveiller les boîtes de réception des ressources humaines (RH), répondre aux questions courantes des gestionnaires et des employés concernant toutes les politiques, tous les programmes et tous les services des RH.
• Trier et acheminer au besoin les demandes aux membres appropriés de l'équipe des RH.
• Gérer la configuration de toutes les demandes de personnel dans Gr8 People.
• Maintenir à jour les procédures d'approbation pour les demandes de personnel et les lettres d'offres.
• Appuyer la finalisation des demandes de personnel appartenant au terrain.
• Gérer les vérifications des antécédents pour tous les nouveaux candidats potentiels.
• Agir comme premier point de contact pour la direction de terrain et les équipes des technologies de l'information (TI) afin de les aider en cas de préoccupations ou de problèmes.
• Assurer la configuration opportune et précise des informations des nouveaux employés dans le système d'information des RH (SIRH) et le progiciel de gestion intégré (PGI).
• S'assurer que tous les formulaires et documents nécessaires à l'embauche sont envoyés, remplis et retournés pour traitement et classement.
• Superviser et veiller à la bonne exécution des processus et procédures d'intégration.
• Fournir l'assistance nécessaire aux nouvelles recrues et aux gestionnaires d'embauche tout au long du processus d'intégration.
• Assurer la mise à jour rapide et précise des données et des dossiers des employés dans tous les systèmes de RH.
• Aider à la configuration du SIRH pour améliorer l'expérience des employés et l'efficacité des processus d'affaires.
• Agir comme point de contact pour le personnel sur le terrain pour les questions relatives à Workday et traiter les ajustements de vacances ainsi que la coordination avec le service interne de la paie.
• Traiter les demandes de vérification d'emploi et les vérifications d'emploi par des tiers.
• Traiter, vérifier et corriger toutes les modifications sur le terrain dans JDE et Workday.

Avantages

• Gérer le programme des anniversaires d'entreprise et les demandes de remboursement pour l'équipement ergonomique.
• Guider les employés dans le choix et l'inscription aux avantages sociaux.
• Assurer une communication continue avec le fournisseur d'avantages sociaux pour rester informé des offres actuelles.

Rapports/Conformité

• Créer des rapports hebdomadaires pour notre équipe ServiceDesk afin de mettre à jour l'annuaire actif.
• Produire et distribuer des rapports hebdomadaires (activité, effectifs, nouvelles embauches et départs).
• Produire et utiliser des rapports sur la variation des effectifs pour maintenir des données exactes dans notre système d'acquisition de talents (Gr8 People).
• Produire des rapports ponctuels sur demande de la direction.

Automatisation et amélioration des processus

• Identifier les lacunes et recommander des améliorations dans les politiques, procédures, programmes et systèmes relatifs aux principes fondamentaux des ressources humaines et à la rémunération globale. Formuler des recommandations d'améliorations.
• Représenter les RH au sein des équipes de projet affectées à l'automatisation des processus.

Éducation préférée

• Diplôme universitaire en ressources humaines, administration ou autre domaine similaire.

Expérience préférée

• 1 an d'expérience dans les ressources humaines (ou expérience similaire) 
• 1 an d'expérience préalable dans la gestion de bases de données ; une expérience dans l'utilisation d'un Système d'Information des Ressources Humaines, est un avantage

Expérience avec les outils

Requis

• Suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)

Préféré

• JD Edwards
• Workday
• Applications Google (courriel, agenda, contacts)
• Sites d'administration des avantages sociaux de tiers

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de Administrateur des ressources humaines nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de Administrateur des ressources humaines. Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de tous les peuples du Canada. Par conséquent, nous nous engageons à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies visant à accroître l'équité, la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris le recrutement, le maintien en poste et l'avancement de tous les employés. Outre notre profond engagement à respecter les droits de l'homme, nous sommes déterminés à prendre des mesures positives pour susciter des changements afin que chacun puisse participer pleinement au marché du travail sans être confronté à des obstacles, systémiques ou autres, en particulier les groupes en quête d'équité qui sont habituellement sous-représentés dans la population active du Canada, notamment les femmes ou les personnes non binaires ou non conformes au genre, les peuples autochtones, les personnes handicapées (visibles ou invisibles) et les membres des minorités visibles, des groupes racialisés et de la communauté LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour tous ses candidats et employés en répondant à leurs besoins en matière d'accessibilité et d'adaptation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à tous les candidats d'indiquer leurs besoins d'adaptation en envoyant un courriel à accessibility@randstad.ca afin de s'assurer qu'ils puissent participer pleinement au processus d'entrevue.

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The HR Administrator acts as the first point of contact for employees to Human Resources, acting as the ‘face’ of the department. They are responsible for answering routine/general inquiries pertaining to HR programs, policies and procedures, and support the coordination between HR and Internal Payroll to facilitate the set up, and onboarding of new employees, as well as accurate ongoing maintenance employee files. The incumbent supports all lines of business and works closely with employees, HRBPs, People Managers, and Business Leaders.

Main Responsibilities:

HR Administration/HR Operations

• Monitor HR inboxes, answer routine questions on all HR policies, programs and services from managers and employees - triage and escalate to appropriate HR team members as required
• Manage all requisition set up in Gr8 People
• Maintain up to date approval procedures for reqs and offer letters
• Support Field Owned requisition to completion
• Administer background checks for all new prospective hires
• Acts as first point of escalation for Field Management and ITA teams in order to aid with concerns or issues that arise
• Ensure timely and accurate set up of new employee information in the HRIS and ERP
• Ensure all necessary new hire forms and documents are sent, completed, and returned for processing and record keeping
• Oversee onboarding processes and procedures and ensure proper execution throughout
• Provide assistance as needed to new hires and hiring managers through the onboarding process
• Ensure timely and accurate maintenance of employee data and records across all HR systems
• Assist in the configuration of the HRIS to enhance employee experience and increase business process efficiency
• Act as a point of contact to the field on questions related to Workday and process vacation adjustments and coordination with Internal Payroll
• Process employment verification requests and 3rd party employment verifications
• Process, audit and correct all field changes in JDE and Workday

Benefits

• Administer the company's anniversary program and the ergonomic reimbursement requests
• Guide employees through Benefit selections and enrollment
• Ongoing communication with Benefit provider to maintain knowledge of current benefit offerings

Reporting/Compliance

• Create weekly reports for our ServiceDesk team to update the active directory
• Produce and distribute weekly reports (activity, headcount, new hire/departure)
• Produce and use headcount variation reports to maintain accurate data in our talent acquisition system (Gr8 People)
• Produce ad-hoc reports as requested by management

Process Automation & Improvement

• Identify gaps and recommend enhancements in HR Fundamentals & Total Rewards policies, procedures, programs, and systems. Makes recommendations on improvements
• Represent HR on assigned project teams relating to process automation

Education Preferred:

• University diploma in human resources, administration or other related field.

Experience Preferred:

• 1 year of Human Resource experience (or related experience)
• 1 year of prior experience with Database Management; experience working with an HRIS is beneficial

Knowledge 

• Knowledge of provincial legislation governing the employment relationship, (e.g. Provincial Human Rights Codes, Employment Standards Acts etc.)

Experience with Tools

Required:

• Microsoft Office (Excel / PPT / Word / Outlook)

Preferred:

• JD Edwards
• Workday
• Google apps (mail, calendar, contacts)
• 3rd Party Benefit Administration sites

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.

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